Se o seu evento “sai barato”, pode ser porque alguém está pagando essa conta sem saber.
Na sala de produção, faltam alguns dias para o evento começar.
O coordenador de logística ainda está negociando o transporte, o time de marketing está finalizando artes para impressão e, na planilha, a coluna “brindes” acabou de ganhar mais alguns milhares de reais.
O foco é um só: fechar o orçamento. E, como sempre, o barato ganha.
Só que, na manhã seguinte ao evento, um caminhão de lixo sai carregado com toneladas de materiais produzidos para durar (no máximo) algumas horas. E ninguém ali está medindo essa conta.
Essa cena não é exceção (é padrão). E é por isso que precisamos falar sobre o custo invisível dos eventos.
O mito do barato
O conceito de custo nos eventos sempre foi incompleto. Quando dizemos que algo “sai barato”, normalmente só estamos olhando para o custo financeiro imediato, aquele que está na planilha da produção.
Mas existe o custo ambiental e social, que não aparece na nota fiscal e não entra no pós-evento.
No Brasil, por exemplo, 38,9% dos resíduos sólidos urbanos coletados têm destinação inadequada, indo parar em lixões ou aterros controlados sem tratamento adequado¹.
E, no caso das emissões, até 85% da pegada de carbono de um evento pode vir do transporte de participantes e materiais².
O resultado é que o que parecia barato para o organizador sai caro para comunidades, ecossistemas e para a reputação da marca no longo prazo.
Custo visível x custo invisível
Antes de pensar em como tornar um evento mais sustentável, é importante entender que existem dois tipos de custo.
O custo visível é o que você paga para realizar o evento: aluguel do espaço, cachês, materiais, serviços.
Já o custo invisível inclui impactos que não entram na planilha, mas ficam como herança: extração de matéria-prima, produção e transporte de itens de uso único, descarte inadequado de resíduos e emissões de gases de efeito estufa no deslocamento de equipes e materiais.
Esses custos invisíveis não são apenas um problema ambiental, mas também corporativo. Eventos com alto impacto negativo podem gerar desgaste de imagem, afastar patrocinadores e reduzir a adesão do público.
Quando o investimento se paga
Se é verdade que práticas sustentáveis podem aumentar o custo inicial, também é verdade que elas geram retorno ao longo do tempo. Eventos que adotam critérios ambientais, sociais e de governança (ESG) fortalecem sua reputação, atraem patrocinadores alinhados e reduzem riscos de imagem.
Além disso, soluções como reutilização de estruturas, compensação de emissões e destinação correta de resíduos reduzem gastos futuros com novas produções e com multas ou sanções ambientais.
Um exemplo inspirador vem da indústria da música: o Coldplay assumiu o compromisso de reduzir em 50% as emissões de sua turnê mundial e adotar medidas como energia renovável, transporte de baixo carbono, copos reutilizáveis e apoio a projetos de restauração ambiental. A iniciativa trouxe economia em custos operacionais, atraiu novos parceiros e fortaleceu a conexão da banda com um público cada vez mais consciente³.
Onde realocar verba para gerar mais impacto positivo
Ao decidir investir em práticas sustentáveis, muitas empresas se perguntam “de onde vai sair esse dinheiro?”. A resposta está em realocar o que já existe no orçamento. Isso não significa gastar mais, e sim gastar de forma mais estratégica.
Algumas possibilidades:
- Substituir brindes plásticos descartáveis por apoio a produtoras agroflorestais ou artesãs locais (gera impacto positivo na economia regional e reduz resíduos).
- Reutilizar lonas, painéis e mobiliário de eventos anteriores em vez de produzir tudo de novo (economia de recursos e redução de emissões).
- Priorizar painéis digitais ou sinalização reutilizável no lugar de impressões com vida útil de poucos dias.
- Contratar fornecedores de alimentação que usem ingredientes orgânicos e embalagens retornáveis (reduzindo lixo e fortalecendo cadeias sustentáveis).
- Prever no orçamento a contratação de empresas que façam a destinação correta dos resíduos e emitam relatórios de impacto (transformando o “lixo” em indicador positivo).
Conclusão
Sustentabilidade em eventos não é um custo extra. É uma mudança de mentalidade que coloca na planilha aquilo que sempre existiu, mas nunca foi medido. É tratar o planeta como parte interessada, tão importante quanto o público, o cliente e o patrocinador.
A pergunta que fica é: o que pesa mais para você, o custo de mudar ou o custo de seguir igual?
Referências
¹ ABRELPE. Panorama dos Resíduos Sólidos no Brasil 2023, p.26, Figura 3.9. Disponível em: https://www.abrema.org.br
² Net Zero Carbon Events. Travel & Accommodation Guidance (2023), p.2. Disponível em: https://www.netzerocarbonevents.org/wp-content/uploads/NZCE_TA-Guidance-Document_AW_08-Dec-23.pdf
³ Coldplay. Sustainability. Disponível em: https://sustainability.coldplay.com
